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臨沂大學接待工作案例
發布時間: 2012-12-02 瀏覽次數: 96

 

 

 

 

 

 

接待工作案例

                              ——以Cacon大逢車進校園為例

一.         前期聯系

1.專人負責聯系,和相關單位(上級:如宣傳部;下級:承辦學院)接頭;

注意事項:

明確活動負責人,保存好活動雙方聯系人電話;

確定活動級別,通報相關單位負責人;

確定來人姓名、職務、人數、車輛、活動日程、所需器材設備;

確定活動規模,事先聯系場地、觀眾組織、水電、開關門。

 

二.         迎接

專人負責,確定迎接位置(校內、外,重大活動安排接站)

注意事項:

確定迎接人數;

確定是否安排迎接車輛;

提前和對方負責人聯系,明確迎接時間、地點;

確定是否安排禮儀;

安排攝影、宣傳報道。

 

三.參觀校園

專人負責,重點:陪同講解人員安排。

注意事項:

確定參觀路線、所用時間;

提前安排引導車、講解員;

重大活動,提前向沿途單位打招呼,保證學生秩序和衛生安全;

確定重點場所停車時間;

確定停車位置;

安排攝影、宣傳報道。

 

四.座談會

專人聯系,布置會場,確定議程,準備材料,安排飲水、禮儀。

注意事項:

提前確定會場,聯系開關門,接通水電、空調、話筒、多媒體調試;

布置主席臺,包括桌布、鮮花、飲水、議程指南、背景噴繪;

打掃會場衛生;

安排禮儀引導;

安排攝影、宣傳報道。

 

五.接待

專人聯系,提前安排坐席、坐次,明確房間。

注意事項:

安排引導,最短時間內進入各自房間;

提前安排好用餐標準,盡快上菜上飯;

安排好用酒;

調度好車輛,及司機的就餐;

安排好服務人員,負責接拿衣物、倒茶、倒酒,就餐期間服務。

 

六.活動現場準備

專人負責,提前準備好場地、器材、活動氛圍營造、組織觀眾入場、秩序維持。

注意事項:

專人負責邀請領導,送《邀請函》,安排領導坐席,準備飲水;

提前清理會場,或和承辦單位對接,做好會場準備,包括燈光、音響、場地衛生;

安排好座次表,專人負責引導就座;

提前調試器材設備,確保正常運轉;

準備備用設備,以防萬一;

布置會場,安排好背景、橫幅、標語、鮮花、會議議程;

做好安全預防,提前掌握鑰匙、逃生門;

準備好洗手間,并做好引導提示;

提前準備觀眾入場,確保秩序;

安排好攝影,宣傳報道。

 

七.活動過程

專人負責,各司其職。

1.專人負責節目的銜接,提前彩排,確?;顒悠椒€有序,不卡殼;

2.專人負責燈光音響,確保效果;

3.專人負責領導席服務,確保茶水、節目單、引導;

4.專人負責秩序,確保秩序井然,禁止出現起哄、喧嘩、喝倒彩;

5.專人負責安全,進退場秩序井然,逃生門有專人負責;

6.專人負責宣傳報道,攝影、攝像、寫稿;

7.專人負責觀眾互動,適時與主持(講)人形成良好互動;

8.專人負責頒獎程序,事先彩排,確保頒獎環節平穩流暢;

 

八.活動收束

專人負責,交接明白。

1.專人負責場地清理,包括垃圾清理、飲水用品、鮮花、桌布、會議材料、橫幅、背景噴繪清理等;

2.專人負責設備器材收交、歸還;

3.專人負責斷電、鎖門;

4.專人負責退場;

5.專人負責供稿、照片、視頻后期處理;

6.專人負責調度車輛,歡送離開。

 

活動前,召開專門會議,明確分工,各司其職;

活動后,召開總結會議,總結工作,明確優點,提出不足,注意加以改進。

接待工作案例.doc

 
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