接待工作案例

                              ——以Cacon大逢車進校園為例

一．         前期聯系

1.專人負責聯系，和相關單位（上級：如宣傳部；下級：承辦學院）接頭；

注意事項：

明確活動負責人，保存好活動雙方聯系人電話；

確定活動級別，通報相關單位負責人；

確定來人姓名、職務、人數、車輛、活動日程、所需器材設備；

確定活動規模，事先聯系場地、觀眾組織、水電、開關門。

 

二．         迎接

專人負責，確定迎接位置（校內、外，重大活動安排接站）

注意事項：

確定迎接人數；

確定是否安排迎接車輛；

提前和對方負責人聯系，明確迎接時間、地點；

確定是否安排禮儀；

安排攝影、宣傳報道。

 

三．參觀校園

專人負責，重點：陪同講解人員安排。

注意事項：

確定參觀路線、所用時間；

提前安排引導車、講解員；

重大活動，提前向沿途單位打招呼，保證學生秩序和衛生安全；

確定重點場所停車時間；

確定停車位置；

安排攝影、宣傳報道。

 

四．座談會

專人聯系，布置會場，確定議程，準備材料，安排飲水、禮儀。

注意事項：

提前確定會場，聯系開關門，接通水電、空調、話筒、多媒體調試；

布置主席臺，包括桌布、鮮花、飲水、議程指南、背景噴繪；

打掃會場衛生；

安排禮儀引導；

安排攝影、宣傳報道。

 

五．接待

專人聯系，提前安排坐席、坐次，明確房間。

注意事項：

安排引導，最短時間內進入各自房間；

提前安排好用餐標準，盡快上菜上飯；

安排好用酒；

調度好車輛，及司機的就餐；

安排好服務人員，負責接拿衣物、倒茶、倒酒，就餐期間服務。

 

六．活動現場準備

專人負責，提前準備好場地、器材、活動氛圍營造、組織觀眾入場、秩序維持。

注意事項：

專人負責邀請領導，送《邀請函》，安排領導坐席，準備飲水；

提前清理會場，或和承辦單位對接，做好會場準備，包括燈光、音響、場地衛生；

安排好座次表，專人負責引導就座；

提前調試器材設備，確保正常運轉；

準備備用設備，以防萬一；

布置會場，安排好背景、橫幅、標語、鮮花、會議議程；

做好安全預防，提前掌握鑰匙、逃生門；

準備好洗手間，并做好引導提示；

提前準備觀眾入場，確保秩序；

安排好攝影，宣傳報道。

 

七．活動過程

專人負責，各司其職。

1.專人負責節目的銜接，提前彩排，確?；顒悠椒€有序，不卡殼；

2.專人負責燈光音響，確保效果；

3.專人負責領導席服務，確保茶水、節目單、引導；

4.專人負責秩序，確保秩序井然，禁止出現起哄、喧嘩、喝倒彩；

5.專人負責安全，進退場秩序井然，逃生門有專人負責；

6.專人負責宣傳報道，攝影、攝像、寫稿；

7.專人負責觀眾互動，適時與主持（講）人形成良好互動；

8.專人負責頒獎程序，事先彩排，確保頒獎環節平穩流暢；

 

八．活動收束

專人負責，交接明白。

1.專人負責場地清理，包括垃圾清理、飲水用品、鮮花、桌布、會議材料、橫幅、背景噴繪清理等；

2.專人負責設備器材收交、歸還；

3.專人負責斷電、鎖門；

4.專人負責退場；

5.專人負責供稿、照片、視頻后期處理；

6.專人負責調度車輛，歡送離開。

 

活動前，召開專門會議，明確分工，各司其職；

活動后，召開總結會議，總結工作，明確優點，提出不足，注意加以改進。

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