接待工作案例
——以Cacon大逢車進校園為例
一. 前期聯系
1.專人負責聯系,和相關單位(上級:如宣傳部;下級:承辦學院)接頭;
注意事項:
明確活動負責人,保存好活動雙方聯系人電話;
確定活動級別,通報相關單位負責人;
確定來人姓名、職務、人數、車輛、活動日程、所需器材設備;
確定活動規模,事先聯系場地、觀眾組織、水電、開關門。
二. 迎接
專人負責,確定迎接位置(校內、外,重大活動安排接站)
注意事項:
確定迎接人數;
確定是否安排迎接車輛;
提前和對方負責人聯系,明確迎接時間、地點;
確定是否安排禮儀;
安排攝影、宣傳報道。
三.參觀校園
專人負責,重點:陪同講解人員安排。
注意事項:
確定參觀路線、所用時間;
提前安排引導車、講解員;
重大活動,提前向沿途單位打招呼,保證學生秩序和衛生安全;
確定重點場所停車時間;
確定停車位置;
安排攝影、宣傳報道。
四.座談會
專人聯系,布置會場,確定議程,準備材料,安排飲水、禮儀。
注意事項:
提前確定會場,聯系開關門,接通水電、空調、話筒、多媒體調試;
布置主席臺,包括桌布、鮮花、飲水、議程指南、背景噴繪;
打掃會場衛生;
安排禮儀引導;
安排攝影、宣傳報道。
五.接待
專人聯系,提前安排坐席、坐次,明確房間。
注意事項:
安排引導,最短時間內進入各自房間;
提前安排好用餐標準,盡快上菜上飯;
安排好用酒;
調度好車輛,及司機的就餐;
安排好服務人員,負責接拿衣物、倒茶、倒酒,就餐期間服務。
六.活動現場準備
專人負責,提前準備好場地、器材、活動氛圍營造、組織觀眾入場、秩序維持。
注意事項:
專人負責邀請領導,送《邀請函》,安排領導坐席,準備飲水;
提前清理會場,或和承辦單位對接,做好會場準備,包括燈光、音響、場地衛生;
安排好座次表,專人負責引導就座;
提前調試器材設備,確保正常運轉;
準備備用設備,以防萬一;
布置會場,安排好背景、橫幅、標語、鮮花、會議議程;
做好安全預防,提前掌握鑰匙、逃生門;
準備好洗手間,并做好引導提示;
提前準備觀眾入場,確保秩序;
安排好攝影,宣傳報道。
七.活動過程
專人負責,各司其職。
1.專人負責節目的銜接,提前彩排,確?;顒悠椒€有序,不卡殼;
2.專人負責燈光音響,確保效果;
3.專人負責領導席服務,確保茶水、節目單、引導;
4.專人負責秩序,確保秩序井然,禁止出現起哄、喧嘩、喝倒彩;
5.專人負責安全,進退場秩序井然,逃生門有專人負責;
6.專人負責宣傳報道,攝影、攝像、寫稿;
7.專人負責觀眾互動,適時與主持(講)人形成良好互動;
8.專人負責頒獎程序,事先彩排,確保頒獎環節平穩流暢;
八.活動收束
專人負責,交接明白。
1.專人負責場地清理,包括垃圾清理、飲水用品、鮮花、桌布、會議材料、橫幅、背景噴繪清理等;
2.專人負責設備器材收交、歸還;
3.專人負責斷電、鎖門;
4.專人負責退場;
5.專人負責供稿、照片、視頻后期處理;
6.專人負責調度車輛,歡送離開。
活動前,召開專門會議,明確分工,各司其職;
活動后,召開總結會議,總結工作,明確優點,提出不足,注意加以改進。
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